בעולם בו התחרות בין עסקים הולכת וגדלה וכל חברה מעוניינת למתג את עצמה הכי גבוה שאפשר, נראה כי חברות רבות מארגנות כנסים ואירועים עסקיים, על מנת לזכות לחשיפה של החברה,מה שיגדיל את הפופולריות שלה.
ברוב המקרים, מדובר בהפקה רצינית שדי קשה לארגן באופן עצמאי. לכן, חברות ועסקים נעזרוים במפיקי אירועים אשר בוחרים עבורם ספקים רבים לצורך הפקת אירוע מרשים עליו ידברו רבות, שהרי זה מה שהחברה רוצה שיקרה.במקרים אלו, מפיקי אירועים ישבו יחד איתכם ויקבלו רקע ראשוני על האירוע, אם זה מבחינת כמות המוזמנים, אופי הפעילות, התקציב האישי שמוקצב לטובת האירוע ובכלל כל דבר ספציפי שתרצו באירוע שלכם.
מה כולל הפקת כנסים ואירועים
ראשית, לא ניתן להתעלם מהעובדה כי בחירת מקומות לאירועים עסקיים, היא הבחירה עליה מתעכבים רבות, שהרי למיקום יש השפעה רבה על הנאה האורחים ועל יוקרת האירוע.בבחירת גודל האולם, יש לשים דגש על כמות האורחים, כיוון שמצד אחד אולם גדול מדי עם מעט מוזמנים, יוכל להיראות שומם ואנשים יחשבו כי אולי לא כל האורחים הגיע לכנס, מצד שני אולם קטן מדי לכמות גדולה של אנשים, יכול להוות מחנק וצפיפות לאורחים. אם כך, בחירת מקומות לאירועים, היא קריטית ביותר.
בחירת אטרקציות באירוע
גם באירועים עסקיים ניתן לשלב שלל אטרקציות שיעניקו לאורחי האירוע שהות מהנה כמו למשל – שירותי בר הכוללים אלכוהול או שתייה קלה וחמה, מופע של אמנים או זמרים, שירותי דיילים ודיילות שיסתובבו באירוע לקדם מוצר או שירות, עיצוב פרחים או בלונים, שירותי צילום מגנטים, בר ממתקים ונשנושים, תאורה והגברה, שירותי מנחים ומרצים והרשימה עוד ארוכה.
חשיבות בחירת שירותי קייטרינג
האוכל באירוע יכול להשפיע רבות על הנאת האורחים. לכן, חשוב לבחור בקפידה חברות קייטרינג אשר מתמחות באופן ספציפי בכיבוד לאירועים עסקיים.לרוב, באירועים אלו יהיה שירותי בופה הכוללים עמדות שונות עם מגוון רב של מאכלים מיוחדים אשר מעוצבים בטוב טעם ובקפידה. בסיום האירוע,תוכלו לחלק לאורחים קינוחים טעימים הכוללים פירות ועוגות טעימות על מנת להמתיק להם את האירוע. אם ברצונכם לקיים אירוע בו אורחים יישבו ויסעדו, תוכלו למצוא מקומות לאירועים אשר מציעים גם שירותי קייטרינג, עם מלצרים ממש כמו באירועים פרטיים, אך כמובן שיש לתאם זה מראש עם האולם.
שירותי דיילים ודיילות
ברוב הכנסים העסקיים, יש צורך בדיילים ודיילות שיקבלו את פני האורחים וישרתו אותם במהלך האירוע. דיילים אלו יקבלו את האורחים בכניסה ויבדקו כי הם אכן מורשים להגיע לכנס, כלומר שהם מופיעים ברשימת ההזמנות, לאחר מכן הם יוכלו לחלק פליירים באירוע לטובת יחסי ציבור, יעניקו שירות הסבר על מוצרים, ידגימו מוצרים טכניים לאורחים ועוד. למעשה עבודתם היא רבה, כך שיש לבחור אותם בקפידה.
