מהם הדברים החשובים שיש להקפיד עליהם בעת בואנו להפיק אירוע מוצלח?
כמעט כולנו נידרש לפחות לפעם אחת בחיים בה נצטרך להפיק אירוע. בין אם זו החתונה שלנו, ברית או בריתה לילדים שלנו ובהמשך בר או בת מצווה. לעיתים זה יכול להיות אפילו מפגש מחזור של התיכון בו למדנו. לכל האירועים האלה יש מכנה אחד משותף – הם צריכים להיות מתוכננים היטב.
על מנת שאירוע יוגדר כהצלחה יש מספר דברים שחשוב להקפיד עליהם כמו מיקום, בחירת התפריט, איזו מוסיקה לאירועים תושמע, הבידור המרכזי וציוד נלווה נוסף במקרה הצורך. אך לפני שנפרט את כל הגורמים שיגרמו לאירוע להיות מוצלח, חשוב להבין כי הפקה היא כמו פאזל, קיימים חלקים רבים ורק כאשר כל החלקים מורכבים ניתן לראות את התמונה כולה.
כעת, ניתן להתחיל להרכיב את הפאזל ולבחור את החלקים שירכיבו את התמונה כולה:
מיקום האירוע
חשוב לבחור מקום מתאים מבחינת מזג האויר. כדאי לבחור מקום מקורה בחורף ופתוח בקיץ, אך עדיין מאפשר ישיבה במיזוג. חשוב להקפיד כי במידה והאירוע מתקיים בחוץ, המוסיקה תושמע בכל האזורים השונים על מנת לגרום להנאה מלאה.
בחירת התפריט / קייטרינג
ככלל, התפריט הוא אחד הדברים החשובים יותר. לרוב, זה הדבר אותו המוזמנים זוכרים הכי הרבה. חשוב להתאים את בחירת המנות לסוג האירוע ולמוזמנים. בנוסף, חשבו היטב מה סוג ההגשה בה אתם מעוניינים: האם בסגנון ישיבה והגשה לשולחן, בופה, מלצרים שיסתובבו עם מגשי אירוח, מנות גדולות או פינגר פוד.
פעילות לילדים
במידה ואתם יודעים כי קיימת כמות יחסית גדולה של ילדים שאמורים להגיע כמו במקרה של ברית או בריתה חשוב כי תהיה פעילות מסוימת לילדים. הפעילות צריכה להיות מותאמת לרוב הגילאים ובמיוחד לקטנים שבהם. כך תנתן להורים האפשרות לשבת ולאכול ברוגע. הפעילות יכולה לכלול מתנפח, ליצן או כל מפעיל אחר, משחקי שולחן, עמדות מולטימדיה שונות ועוד. הקפידו כי גם בעת הפעילות לילדים, ניתן להנעים את הזמן בעזרת מוסיקה מתאימה. גם אם היא מתקיימת באזור אחר במקום האירוע ולא ברחבה המרכזית.
ציוד נלווה
בכל אירוע חשוב לבדוק כי יהיה ציוד נלווה כמו מערכת הקרנה עם מסכים גדולים, מערכת הגברה, תאורה ועוד במידת הצורך ובתלות ב”מיין אוונט”. חשוב לשים לב כי יש להקפיד על תאורה מתאימה בהתאם לשעת האירוע. כדאי להגיע למקום האירוע ולתכנן יחד עם בעלי המקום את מיקום האלמנטים השונים שישולבו באותו ערב, לבדוק כי כל התשתיות הדרושות, כל הציוד לאירוע (חשמל, מים, גז) קיים במקום או לארגן חלופות במידה והחתונה נערכת במקום שאינו שגרתי (בטבע, בחוף הים, וכולי).
בחירת המוסיקה
חשוב להקפיד על מוסיקה איכותית ומתאימה. את המוסיקה יוכל תקליטן להתאים לסוג האירוע, לקהל המוזמן, לסגנון הרצוי, לאוכל המוגש ולמיקום. חשוב לדאוג כי המוסיקה תהיה מאוזנת – הן מבחינת הווליום בו היא תושמע והן מבחינת הסוג. כך תוכלו להשיג הנאה מקסימאלית מכל המוזמנים.
לסיכום, הפקת אירוע הינה לא פשוטה אך מאתגרת. חשוב להקפיד על בחירה במרכיבים הנכונים וכך תשיגו הצלחה והנאה מכל משתתפי האירוע כולל אתכם!
